업무 중 가장 손 많이 가는 일이 뭘까요?
바로…
행사 기획
회의 안건 정리
회의록 작성
프로그램 제안서 만들기…
하지만 이제는 이 모든 과정을
ChatGPT 하나로 가볍게 끝낼 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?
행사·회의 준비, 왜 ChatGPT가 필요할까요?
기획부터 정리까지의 업무는 다음과 같은 문제를 자주 마주칩니다.
자료 정리가 오래 걸린다
기획안 쓰기가 막막하다
발표자료 만드는 데만 하루가 증발
회의 끝나고 요약/공유가 힘들다
그런데 이 모든 과정을 ChatGPT 한 줄 프롬프트로 처리할 수 있다면?
✔ 시간 단축
✔ 완성도 향상
✔ 피드백도 바로 반영
행사 준비 전: 기획안부터 발표자료까지 자동 생성!
ChatGPT는 다음과 같은 단계별 업무를 도와줄 수 있어요.
| 개요 작성 | 행사 취지, 목표, 예상 효과 정리 |
| 장소 선정 | 참가자 수, 접근성 고려한 추천 요청 |
| 프로그램 기획 | 시간표, 발표 세션, 네트워킹 등 구성안 설계 |
| 세부 일정표 | 시간대별로 발표자, 활동, 휴식 시간 등 배치 |
| 시나리오 구성 | 사회자 멘트, 인사말, 진행 흐름 자동 작성 |
| 발표자료 만들기 | 발표문 초안부터 PPT 포맷까지 생성 가능 |
| 초청장/공문 작성 | 외부 참가자 대상 정중한 안내 메일 자동화 |
| 참가자 공지 | 사전 안내 메일, 행사 전 일정 리마인드 메일 |
| 기타 서류 | 리플렛 초안, 회의 안내장, 후원 요청문 작성 등 |
GPT-4나 Copilot 기능이 있다면
‘행사명 + 주제 + 기간’만으로도 80%는 자동 작성 가능합니다.
회의 준비: 안건 정리부터 회의록까지 완전 자동화
| 회의 전 | 주제 정리, 회의 목적 명시, 참석자 소개 초안 작성, 자료 요약 |
| 회의 중 | 실시간 회의록 작성 (녹음 텍스트를 붙여주면 요약 가능) |
| 회의 후 | 회의 요약 정리, 결론 정리, 후속 일정/업무 배정 요약 |
💬 예시 프롬프트:
“내일 있을 K-콘텐츠 세미나 기획안을 만들어줘. 2시간 일정, 4개 세션으로 구성해줘.”
또는
“이 회의록 내용 요약해서 전체 직원에게 회신할 수 있게 A4 반 페이지로 정리해줘.”
실전 예시: 세미나 상세일정표 작성 자동화
📎 상황:
KCA 업무 담당자가 “공공데이터 활용 세미나”를 기획 중.
목표는 내부 직원 대상의 역량 강화와 실무 워크숍.
📎 프롬프트:
“세미나 개요, 시간표, 세션별 주제 정리해서 표로 만들어줘.”
📩 결과 요약:
| 15:00~15:10 | 개회식 | 인사말 및 일정 안내 |
| 15:10~15:50 | 세션1 | 공공데이터 개요, 정책 방향 설명 |
| 15:50~16:30 | 세션2 | 활용사례 공유 및 플랫폼 안내 |
| 16:30~17:00 | 종합토론 | 질의응답 및 마무리 |
✔ 엑셀/표 형식으로 정리
✔ 프린트하여 바로 현장 배포 가능
✔ 담당자 이름/날짜/장소만 바꾸면 완성!
프롬프트만 잘 써도 업무량 50% 감소
자주 쓰는 프롬프트 예시:
| 세미나 일정표 | “2시간 세미나 일정표 만들어줘. 발표 3개, 토론 1개 포함해서” |
| 회의록 요약 | “이 회의 내용 요약해줘. 핵심 항목만 정리하고 업무분장 포함해줘” |
| 발표자료 초안 | “ESG 주제 발표문 초안 써줘. 5분 분량으로 조리 있게” |
| 행사 사전 메일 | “행사 참가자에게 보낼 리마인드 메일 작성해줘. 일정, 위치 포함해서” |
| 기획서 초안 | “AI 활용 워크숍 기획서 초안 써줘. 프로그램 구성까지 포함해서” |
실시간 회의 정리까지? 이건 몰랐지!
회의 녹음 파일을 텍스트로 변환한 후 첨부하면
ChatGPT가 즉시 요약해줍니다!
추천 툴:
- 클로바노트, 오터(otter.ai) 등 실시간 녹음 텍스트화
- 그 후 텍스트를 복사하여 ChatGPT에 붙여넣기
- 프롬프트: “이 회의 내용 요약해서 보고서로 만들어줘”
마무리: 행사·회의 준비, 이제는 AI한테 맡기자
✔ 행사명, 목적, 시간만 알려줘도 전체 기획안 자동 생성
✔ 회의 후 요약, 회신메일까지 AI가 작성
✔ 발표자료, 초청장, 시나리오까지 일괄 완성 가능
📌 회의 준비 = 10시간 → 1시간
📌 행사 기획서 = 빈 문서 → 완성 문서로 단 1분
📌 기획안 초안 = 글 막막함 → 정리된 아웃풋으로 OK
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